Bedrijfsvoering

Herschikking van de bedrijfsvoering en revitaliseren van dit bedrijfsonderdeel:

• Alle inkoop, contractmanagement en contractbeheer voor de eigen organisatie inclusief uitbreiding en fine-tuning van collectieve mantelcontracten voor leden van de VOB;
• Coördinatie en voorbereiding van interne bijeenkomsten als ook externe evenementen voor de leden van de vereniging;
• Implementatie verbeterde interne bedrijfsvoering en externe dienstverlening aan de leden en andere stakeholders, monitoring en verbeteren Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) trajecten, coördinatie uitvoeren van een ledenenquête, coördinatie opstellen werkplan en verenigingsbeleidsplan, begrotingen en financiële rapportages, voorbereidingen IBAN/SEPA, factuurafhandeling en treasury van reserves;
• Begeleiding ICT migratie (Cloud computing), implementatie VOIP, audiovisuele apparatuur en SMART TV presentatieschermen, CRM en inrichting relatie database en archiefstructuur, opschoning oude archieven;
• Verbetering HRM, automatisering verlofregistratie, opschoning personeelsadministratie en uitbesteding van loonadministratie;
• Aansturing team bedrijfsvoering.

Nieuwe huisvesting

Totale projectbegeleiding van de herhuisvesting van de VOB van A tot Z:

• Ontwikkeling van huisvestingsplan & Programma van Eisen voor nieuw kantoorpand inclusief tijdsplanning en kostenraming;
• Na de keuzebepaling van de vestigingsplaats van het nieuwe kantoorpand en na goedkeuring van het bestuur van de VOB, de zoektocht naar een geschikt kantoorpand gestart;
• Als voorzitter de werkgroep “Nieuwe Huisvesting” ingesteld ter toetsing van de wensen uit de organisatie en ter onderbouwing van het draagvlak;
• In samenwerking met een onafhankelijk vastgoedadviseur het kantooraanbod via diverse aanbiedende makelaars beoordeeld;
• Na zorgvuldige afweging en doorberekening van alle benodigde investeringen en huur- & servicekosten een keuzedocument opgemaakt van de 3 meest geschikte panden;
• Na goedkeuring van de werkgroep “Nieuwe Huisvesting” besluit van de opdrachtgever een finale keuze gemaakt voor het nieuwe kantoorpand;
• Onderhandeling over huurvoorwaarden en aanpassingen aan de kantoorruimte voor rekening van verhuurder met ;
• Coördinatie van bouwtechnische aanpassingen van wanden, vloeren en E- & W installaties;
• Begeleiding van aanpassingen aan ruimte indeling en coördinatie van ontwerp, kleur- en materiaal gebruik;
• Regievoering over keuze van nieuw meubilair en inrichting;
• Advisering en begeleiding in toepassing van circulaire materialen en circulair meubilair;
• Formalisering en afwikkeling bankgarantie en huurcontract nieuw pand;
• Ontmanteling en oplevering “oude pand” als ook ontbinding en formele afwikkeling oude huurcontract;
• Afwikkeling documentatie van garantieperiodes en onderhoudscontracten van installaties en apparatuur;
• Afwikkeling revisietekeningen E-installaties;
• Verantwoording en documentatie van alle uitgaven en investeringen van dit project;
• Documentatie van alle gerelateerde afspraken in een contractenregister en oplevering van overdracht-document.